Công việc quản lý kho hàng là một công việc rất khó khăn khi lượng hàng nhập xuất kho vô cùng nhiều rất khó kiểm soát, đây là một công việc ảnh hưởng rất nhiều dến quá trình kinh doanh, quản lý hàng hóa đối với tất cả các doanh nghiệp. Thế nên việc sử dụng kho hàng tất quan trọng. Vậy kho hàng là gì? Cách quản lý kho bằng QR Code nhanh chóng, hiệu quả. Hãy cùng Kệ Trung Tải tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Kho hàng là gì?
Kho hàng là một không gian được thiết kế và xây dựng để lưu trữ hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sản phẩm trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là một khái niệm quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và hoạt động kinh doanh.
Một kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giữ hàng tồn kho và đảm bảo sự liên tục trong hoạt động sản xuất hoặc cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Nó không chỉ giúp tối đa hóa việc sử dụng không gian mà còn đảm bảo an toàn và vệ sinh cho hàng hóa. Việc quản lý kho hàng tốt sẽ giúp giảm chi phí lưu trữ, tránh tình trạng hàng hóa hư hỏng và lãng phí, đồng thời tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Kho hàng tiếng Anh là gì?
Trong tiếng Anh, kho hàng được gọi là “warehouse”. Đây là một từ phổ biến trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng và logistic.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho (hay còn gọi là tồn kho) là số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sản phẩm đang được lưu trữ trong kho tại một thời điểm nhất định. Đây là một khái niệm quan trọng trong quản lý kho hàng và quản trị doanh nghiệp.
Hàng tồn kho bao gồm hàng hóa đã sản xuất hoặc mua vào nhưng chưa được bán hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất. Việc duy trì một mức tồn kho hợp lý là rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hàng.
Hàng tồn kho tiếng Anh là gì?
Trong tiếng Anh, hàng tồn kho được gọi là “inventory” hoặc “stock”.
Các quy trình nhập xuất và quản lý kho hàng
Quy trình nhập kho
Quy trình nhập kho bao gồm các bước sau:
- Đặt hàng: Doanh nghiệp đặt hàng với nhà cung cấp dựa trên nhu cầu và dự báo của mình.
- Nhận hàng: Khi hàng được giao đến, nhân viên kho hàng sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng và tình trạng hàng hóa.
- Kiểm tra và đối chiếu: So sánh hàng nhận được với đơn đặt hàng để đảm bảo tính chính xác.
- Nhập kho: Sau khi kiểm tra, hàng hóa sẽ được nhập vào kho và lưu trữ tại vị trí thích hợp.
- Cập nhật dữ liệu: Cập nhật số lượng hàng hóa trong hệ thống quản lý kho hàng.
Quy trình quản lý kho
Quy trình quản lý kho bao gồm các hoạt động sau:
- Bố trí kho hàng: Sắp xếp và tổ chức kho hàng một cách khoa học để tối ưu hóa không gian và dễ dàng truy xuất hàng hóa.
- Kiểm soát hàng tồn kho: Theo dõi và kiểm soát số lượng hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu và tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hàng.
- Bảo quản hàng hóa: Duy trì điều kiện lưu trữ phù hợp để đảm bảo chất lượng hàng hóa.
- Vận chuyển và phân phối: Quản lý việc xuất kho và vận chuyển hàng hóa đến địa điểm cuối cùng.
- Báo cáo và phân tích: Theo dõi và phân tích dữ liệu kho hàng để cải thiện hiệu quả hoạt động.
Hướng dẫn hệ thống cách quản lý kho hàng hiệu quả
Quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng trong việc quản lý kho hàng hiệu quả. Dưới đây là một số hướng dẫn:
- Dự báo nhu cầu: Phân tích dữ liệu bán hàng và xu hướng thị trường để dự báo nhu cầu một cách chính xác.
- Thiết lập mức tồn kho tối ưu: Xác định mức tồn kho an toàn và tối ưu để đáp ứng nhu cầu mà không quá tải.
- Theo dõi hàng tồn kho: Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng để theo dõi số lượng hàng tồn kho thời gian thực.
- Quản lý đơn đặt hàng: Đặt hàng đúng lúc và đúng số lượng để duy trì mức tồn kho phù hợp.
Quản lý kho bằng QR code
Sử dụng mã QR code là một cách hiệu quả để quản lý kho hàng. Các bước thực hiện như sau:
- Gán mã QR code: Gán mã QR code duy nhất cho mỗi sản phẩm hoặc khu vực kho hàng.
- Quét mã: Sử dụng thiết bị đọc mã QR code để quét mã khi nhập, xuất hoặc di chuyển hàng hóa.
- Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu được cập nhật tự động trong hệ thống quản lý kho hàng.
- Theo dõi và truy xuất: Dễ dàng theo dõi và truy xuất vị trí hàng hóa trong kho.
Quản lý kho bằng Excel
Excel là một công cụ phổ biến để quản lý kho hàng. Dưới đây là một số hướng dẫn để quản lý kho bằng Excel:
- Tạo bảng tồn kho: Tạo một bảng tính Excel để ghi lại thông tin về hàng hóa, số lượng, giá cả và vị trí trong kho.
- Sử dụng công thức tính toán: Sử dụng các công thức tính toán trong Excel để tự động cập nhật số lượng tồn kho, giá trị tồn kho,…
- Tạo biểu đồ thống kê: Sử dụng Excel để tạo biểu đồ thống kê về tình trạng tồn kho, xu hướng nhập xuất hàng hóa,…
- Lập lịch kiểm kê: Sử dụng Excel để lập lịch kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê hàng tồn kho là quy trình kiểm tra và xác nhận số lượng hàng hóa thực tế so với số liệu trong hệ thống quản lý kho. Quy trình này bao gồm các bước sau:
- Xác định kế hoạch kiểm kê: Lập kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho theo định kỳ hoặc khi có sự thay đổi đột ngột.
- Tiến hành kiểm kê: Thực hiện kiểm kê hàng hóa theo kế hoạch đã đề ra.
- So sánh và cập nhật dữ liệu: So sánh số lượng hàng hóa thực tế với số liệu trong hệ thống quản lý kho và cập nhật dữ liệu nếu cần thiết.
- Phân tích và rút kinh nghiệm: Phân tích kết quả kiểm kê để rút ra các bài học và cải thiện quy trình quản lý kho hàng.
Các chức năng của kho hàng
Kho hàng có các chức năng chính sau:
- Lưu trữ hàng hóa: Duy trì và bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sản phẩm.
- Xuất nhập hàng hóa: Nhận hàng từ nhà cung cấp và giao hàng cho khách hàng.
- Quản lý tồn kho: Theo dõi và kiểm soát số lượng hàng tồn kho.
- Bảo quản và bảo vệ hàng hóa: Đảm bảo điều kiện lưu trữ phù hợp để bảo quản chất lượng hàng hóa.
- Xử lý đơn hàng: Xử lý đơn đặt hàng từ khách hàng và chuẩn bị hàng hóa để giao.
Các chức năng chính của một kho hàng là gì?
Việc sử dụng kho hàng có các mục đích sau:
- Đảm bảo cung ứng: Duy trì mức tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Tối ưu hóa chi phí: Giảm chi phí lưu trữ, vận chuyển và quản lý tồn kho.
- Đảm bảo chất lượng: Bảo quản hàng hóa trong điều kiện tốt nhất để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Tăng hiệu quả: Tối ưu hóa quy trình nhập xuất hàng hóa để tăng hiệu quả hoạt động.
Loại hình kho hàng phổ biến mà bạn cần nắm bắt
Kho hàng nhỏ
Kho hàng nhỏ thường được sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chúng có diện tích nhỏ, thường nằm trong khu vực thành phố hoặc gần các cửa khẩu vận tải.
>>> Sử dụng kệ trung tải cho các kho hàng nhỏ
Kho hàng quần áo
Kho hàng quần áo là nơi lưu trữ và bảo quản các sản phẩm thời trang. Chúng thường được thiết kế để phân loại và sắp xếp quần áo theo từng loại, mẫu mã.
>>> Sử dụng kệ V Viantech cho các kho hàng nhỏ
Kho hàng tự động
Kho hàng tự động sử dụng công nghệ và robot để tự động hóa quy trình lưu trữ và xuất nhập hàng hóa. Chúng giúp tối ưu hóa không gian và tăng hiệu suất làm việc.
>>> Sử dụng kệ kho hàng cho các kho hàng nhỏ
Sơ đồ quy trình nhập kho tránh thất thoát hàng hóa
Sơ đồ quy trình nhập kho bao gồm các bước sau:
- Đặt hàng: Doanh nghiệp đặt hàng với nhà cung cấp.
- Nhận hàng: Nhận hàng từ nhà cung cấp và kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa.
- Kiểm tra và nhập kho: Kiểm tra hàng hóa và nhập vào kho.
- Cập nhật dữ liệu: Cập nhật số lượng hàng hóa trong hệ thống quản lý kho.
Báo cáo tồn kho trong doanh nghiệp
Báo cáo tồn kho là tài liệu thể hiện tình hình hàng tồn kho của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Báo cáo này cung cấp thông tin về số lượng hàng tồn kho, giá trị tồn kho, xu hướng tồn kho, …
Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của kho hàng là gì?
Một số yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của kho hàng bao gồm:
- Vị trí kho hàng: Vị trí kho cần thuận tiện cho việc vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
- Hệ thống quản lý kho: Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả để tối ưu hóa quy trình.
- Nhân viên kho hàng: Đào tạo và phát triển nhân viên kho hàng để nâng cao hiệu suất làm việc.
- Điều kiện lưu trữ: Đảm bảo điều kiện lưu trữ phù hợp để bảo quản chất lượng hàng hóa.
Công nghệ trong quản lý kho hàng là gì?
Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý kho hàng hiệu quả. Một số công nghệ phổ biến bao gồm:
- Hệ thống quản lý kho hàng (WMS): Hệ thống giúp theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả.
- Mã vạch và mã QR code: Sử dụng mã vạch và mã QR code để quản lý và truy xuất thông tin về hàng hóa.
- IoT và AI: Sử dụng Internet of Things (IoT) và Artificial Intelligence (AI) để tự động hóa quy trình quản lý kho hàng.
Thuê kho chứa hàng có phải đăng ký không
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc thuê kho chứa hàng cần phải đăng ký với cơ quan quản lý địa phương. Quy trình đăng ký thường bao gồm việc cung cấp thông tin về kho hàng, chứng minh về nguồn gốc hàng hóa, an toàn phòng cháy chữa cháy, …